Astuce Word : utilisation des champs dans la rédaction des contrats


Vous avez été nombreux à lire mes articles «Astuce Word : convertir un nombre en lettre» et «Word 2007 – 2010 : numéro de pages dans le logo de votre cabinet d’expertise comptable». Je vous en remercie. Dans le premier article évoqué, je vous ai parlé des champs et des signets. Dans le second évoqué, je vous expliquais comment personnaliser votre pied de page ou votre en-tête de page. Aussi, si vous ne maîtrisez pas bien ces concepts, je vous conseille de lire ou relire mes articles sur un autre onglet en cliquant sur les liens ci-dessus.
En effet, je ne reviens pas ni sur l’enregistrement des pieds de page personnalisé ni sur la création d’un champ et d’un signet. Dans le cabinet d’expertise comptable où je suis expert-comptable stagiaire, j’utilise régulièrement cette astuce pour nombre de fichiers Word : check-list de contrôles en matière de révision ; rédaction de contrats ; lettre de mission ; etc. La liste n’est pas exhaustive. Comme je le disais dans mon article «Word 2007 – 2010 : numéro de pages dans le logo de votre cabinet d’expertise comptable», la rédaction de documents destinés à notre clientèle suppose de soigner notre présentation. C’est la communication du cabinet qui est en jeu et l’image perçue par nos clients sur nos prestations. Une bonne maîtrise de Word et d’Excel est nécessaire pour atteindre ces objectifs-là. De plus, un client satisfait et impressionné par la qualité visuelle acceptera plus volontiers de payer pour ces prestations-là.
Avant de commencer, il est nécessaire de vérifier le paramétrage de Word pour la mise à jour automatique de vos champs. En l’absence de cette vérification, mon astuce risque de ne pas fonctionner correctement. Et vous aurez tendance à ne pas utiliser cette astuce pourtant bien pratique.

  • Sous Word 2007

Il vous faut ouvrir l’option Word puis de cliquer sur Affichage. Si vous ne savez comment ouvrir l’option Word, c’est que vous n’avez pas lu mon article «Astuce Word : convertir un nombre en lettre» ou que vous n’avez pas fait attention à mon commentaire précédant l’image 6 de l’article précité. Il est probable que vous obteniez l’image suivante (Image 1), c’est-à-dire que les cases à cocher ne le sont pas.

Image 1 : Word 2007 - options Word - onglet Affichage - Mettre à jour les champs avant l'impression (non coché)


Si la case «Mettre à jour les champs avant l’impression» n’est pas cochée comme l’image ci-dessus (Image 1), il faut cliquer sur la case pour la cocher. Vous devez après ce clic obtenir l’image ci-dessous (Image 2) avant de valider en cliquant sur OK.

Image 2 : Word 2007 - options Word - onglet Affichage - Mettre à jour les champs avant l'impression (coché)

  • Sous Word 2010

Comme je ne vous ai pas expliqué dans mon article «Astuce Word : convertir un nombre en lettre» comment ouvrir l’option Word dans la version 2010, je vais vous le montrer dans cet article. Puis, je vous présenterai l’activation de la mise à jour des champs avant l’impression.

    Ouverture de l’option Word
    Il suffit de cliquer sur le menu Fichier puis d’amener la flèche de la souris jusqu’à Options et valider par un simple clic. Pour des raisons de confidentialité, j’ai cliqué sur l’onglet «Informations». En effet, normalement, lorsque vous ouvrez le menu Fichier, les fichiers récents s’affichent (onglet «Récent»).

Image 3 : Word 2010 - Ouverture Options

    Activation de la mise à jour des champs avant l’impression
    Une fois le clic effectué sur Options, la boîte de dialogue «Options Word» s’ouvre sur l’onglet Général. Il suffit de cliquer sur l’onglet Affichage. Normalement, si vous n’avez pas déjà activé la mise à jour des champs avant l’impression, la case n’est pas cochée comme l’image ci-dessous (Image 4).

Image 4 : Word 2010 - Options Word - Onglet Affichage - Mettre à jour les champs avant impression (non coché)

    Il suffit de cliquer sur la case à cocher pour activer cette précieuse option. Vous devez être dans la configuration de l’image ci-dessous (Image 5) :

Image 5 : Word 2010 - Options Word - Onglet Affichage - Mettre à jour les champs avant impression (coché)

    Il suffit de valider soit en appuyant sur la touche entrée soit en cliquant sur le bouton OK.

Maintenant que nous avons activé la mise à jour des champs avant l’impression, je peux vous présenter mon astuce. Pour cela, nous allons nous appuyer sur un exemple inspiré par un commentaire sur mon article «Astuce Word : convertir un nombre en lettre». J’ai opté pour la rédaction de statut de société. En effet, un des articles des statuts définit la dénomination sociale de la société, un autre la forme juridique. Aussi, il est possible d’ajouter après les mots «Statuts de la » la forme juridique suivi de la dénomination sociale.
J’ai donc préparé le texte suivant :

Image 6 : Exemple de texte de statut avant insertion des champs


Bien sûr, ce n’est qu’un exemple. Si vous souhaitez créer une entreprise, mon exemple est trop succinct. Je vous invite donc à consulter un expert-comptable et/ou un avocat. Pour revenir à mon astuce, je vous invite à lire après l’image 8 de mon article «Astuce Word : convertir un nombre en lettre». Je ne réexplique pas comment ajouter une zone d’édition (contrôle de formulaire).
Vous devez obtenir l’image suivante (Image 7) après avoir renommé le premier signet «Forme_Ste» et le second signet «Denomin_Ste» (Cf. flèche horizontale de l’image 11 de mon article «Astuce Word : convertir un nombre en lettre») :

Image 7 : Exemple de texte de statut après insertion des champs


Nous allons pouvoir passer au pied de page. Pour cela, lisez la première étape de mon article «Word 2007 – 2010 : numéro de pages dans le logo de votre cabinet d’expertise comptable». Il suffit de modifier le pied de page. Nous ajoutons «Statuts de la » comme sur l’image ci-dessous (Image 8).

Image 8 : exemple du pied de page avant l'insertion des champs


Il suffit d’insérer le champ comme décrit avant l’image 1 de l’article «Astuce Word : convertir un nombre en lettre». Puis, il suffit d’ajouter «REF Forme_Ste» et ensuite «REF Denomin_Ste». L’image ci-dessous vous permet de visualiser la propriété du champ.

Image 9 : Boîte de dialogue «Champ» - Insertion signet en bas de page - Codes de champ


S’il s’agit d’une EURL dénommée Claudusaix, voici comment cela apparaît après une mise en forme :

Image 10 : Pied de page - exemple pour les statuts de l'EURL Claudusaix


Rassurez-vous ! J’ai mis en surbrillance les champs. Ils n’apparaissent qu’en sélectionnant l’ensemble du texte ou en passant la souris dessus. A l’édition, aucune surbrillance n’est imprimée.
Si vous souhaitez enregistrer le pied de page, reportez-vous à la partie consacrée dans mon article «Word 2007 – 2010 : numéro de pages dans le logo de votre cabinet d’expertise comptable». Bien sûr, il est important d’installer sur les autres postes de travail du cabinet le bloc de construction nouvellement enregistré. Dans l’article précité, je vous expliquais comment procéder.
Cela vous permet d’utiliser pour n’importe quel fichier Word. Il suffit évidemment de reprendre le même nom de signet en l’occurrence dans notre exemple : «Forme_Ste» et «REF Denomin_Ste». Il est possible d’utiliser mon astuce de conversion de nombre en lettre pour l’article des statuts consacré au capital comme le disait Benoît RUAULT dans son commentaire dans mon billet «Astuce Word : convertir un nombre en lettre».


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3 commentaires pour Astuce Word : utilisation des champs dans la rédaction des contrats

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